Condiciones de Uso del Servicio

1.1. Objeto

Las presentes Condiciones de Uso del Servicio (en adelante, "las Condiciones") regulan el acceso, uso y prestación de los servicios tecnológicos ofrecidos por GRUPO FLA S.A.S. (en adelante, "GRUPO FLA", "el Proveedor" o "la Compañía") a través de sus plataformas, aplicaciones, interfaces de programación (API), portales web, servicios en la nube y demás soluciones tecnológicas destinadas a la gestión, procesamiento, transmisión, almacenamiento e intercambio de información y documentos electrónicos.

Las presentes Condiciones establecen los derechos, obligaciones y responsabilidades que rigen la relación entre GRUPO FLA y las personas naturales o jurídicas que accedan, contraten o utilicen los servicios (en adelante, "el Cliente"), garantizando una operación segura, confiable y conforme con la legislación colombiana vigente y las mejores prácticas en materia de seguridad de la información.

1.2. Alcance

Las presentes Condiciones serán aplicables a todos los servicios, funcionalidades y recursos tecnológicos suministrados por GRUPO FLA, incluyendo, entre otros:

• Plataformas web y aplicaciones empresariales.
• Interfaces de programación de aplicaciones (API).
• Servicios de facturación electrónica y documentos equivalentes electrónicos.
• Servicios de integración con plataformas propias o de terceros.
• Ambientes de desarrollo, pruebas, certificación y producción.
• Servicios de almacenamiento, procesamiento y transmisión de información.
• Servicios de soporte técnico, mantenimiento y atención de incidentes.
• Cualquier otro servicio tecnológico ofrecido por GRUPO FLA durante la vigencia de la relación contractual.

Estas Condiciones aplican igualmente a los usuarios autorizados por el Cliente, contratistas, representantes, terceros vinculados y cualquier persona que acceda al servicio mediante credenciales suministradas por GRUPO FLA o por el propio Cliente.

1.3. Aceptación de las Condiciones

El acceso, registro, contratación o utilización de cualquiera de los servicios ofrecidos por GRUPO FLA implica la aceptación plena, expresa e incondicional de las presentes Condiciones. La aceptación podrá materializarse mediante:

a):

La suscripción de un contrato, propuesta comercial, orden de servicio o documento equivalente.

b):

La creación o activación de una cuenta de usuario.

c):

La utilización de credenciales de acceso suministradas por GRUPO FLA.

d):

El consumo de servicios mediante API o cualquier otro mecanismo de integración tecnológica.

e):

La continuidad en el uso del servicio después de la publicación de modificaciones a estas Condiciones, salvo disposición legal en contrario.

Cuando el Cliente actúe en representación de una organización, declara contar con las facultades necesarias para obligarla jurídicamente. En caso de no aceptar estas Condiciones, el Cliente deberá abstenerse de acceder o utilizar cualquiera de los servicios de GRUPO FLA.

1.4. Definiciones

API:

Conjunto de interfaces y mecanismos tecnológicos que permiten la integración e intercambio automatizado de información entre sistemas.

Cliente:

Persona natural o jurídica que contrata, accede o utiliza cualquiera de los servicios ofrecidos por GRUPO FLA.

Credenciales de Acceso:

Usuarios, contraseñas, llaves API, certificados digitales, tokens, secretos criptográficos o cualquier mecanismo de autenticación y autorización.

Datos Personales:

Cualquier información vinculada a una persona natural identificada o identificable, tratada conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Documento Electrónico:

Información generada, transmitida, recibida o almacenada por medios electrónicos, incluyendo facturas electrónicas, notas crédito, notas débito y demás documentos regulados por la normativa vigente.

Incidente de Seguridad:

Evento que comprometa o pueda comprometer la confidencialidad, integridad, disponibilidad o autenticidad de la información o de los servicios tecnológicos.

Información Confidencial:

Información técnica, financiera, comercial, operativa o estratégica que no sea de conocimiento público y cuya divulgación no autorizada afecte los intereses de cualquiera de las partes.

SGSI:

Sistema de Gestión de Seguridad de la Información implementado por GRUPO FLA conforme a la norma ISO/IEC 27001.

Servicio:

Conjunto de soluciones tecnológicas, plataformas, APIs, infraestructura y funcionalidades suministradas por GRUPO FLA al Cliente.

Usuario Autorizado:

Persona designada por el Cliente para acceder y utilizar los servicios de GRUPO FLA conforme a los permisos otorgados.

2.1. Generalidades

GRUPO FLA S.A.S. proporciona soluciones tecnológicas orientadas a la gestión empresarial mediante plataformas digitales, aplicaciones, APIs y servicios en la nube, diseñados para facilitar la automatización de procesos, el intercambio de información, la integración entre sistemas y el cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y comerciales.

Los servicios podrán comprender funcionalidades relacionadas con la emisión, recepción, procesamiento, validación, transmisión, almacenamiento, consulta y administración de documentos electrónicos, así como cualquier otra funcionalidad tecnológica desarrollada o habilitada por GRUPO FLA durante la vigencia de la relación comercial. La disponibilidad de cada funcionalidad dependerá del servicio contratado y las características técnicas definidas para cada solución.

2.2. Ambientes de Operación

Para garantizar la estabilidad, disponibilidad y seguridad del servicio, GRUPO FLA dispondrá de los siguientes ambientes:

• Ambiente de desarrollo.
• Ambiente de pruebas o certificación.
• Ambiente de producción.
• Ambientes de contingencia, mantenimiento o recuperación.

Cada ambiente contará con configuraciones, credenciales y capacidades independientes. El uso de un ambiente distinto al autorizado se considerará uso indebido del servicio y podrá dar lugar a la suspensión inmediata del acceso.

2.3. Disponibilidad y Evolución del Servicio

GRUPO FLA podrá incorporar mejoras, actualizaciones, nuevas funcionalidades, ajustes técnicos y cambios regulatorios para mantener la seguridad, estabilidad, interoperabilidad y continuidad del servicio. Cuando dichas modificaciones representen un impacto significativo para la operación del Cliente, GRUPO FLA procurará informarlas con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles, salvo que la implementación deba realizarse de forma inmediata por razones de seguridad, cumplimiento normativo o continuidad del servicio.

3.1. Autenticación y Acceso

El acceso a los servicios estará sujeto a los mecanismos de autenticación y autorización establecidos para cada plataforma. GRUPO FLA asignará al Cliente las credenciales necesarias para acceder a los servicios contratados, las cuales serán de carácter personal, restringido, revocable e intransferible, salvo autorización expresa y por escrito de la Compañía.

Queda prohibido el uso de herramientas, aplicaciones o procedimientos destinados a eludir los controles de autenticación, autorización o seguridad implementados por GRUPO FLA.

3.2. Gestión de Usuarios y Credenciales

El Cliente será responsable de la administración de sus usuarios autorizados y del uso adecuado de las credenciales asignadas. En consecuencia, deberá:

• Mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso y evitar su compartición.
• Implementar mecanismos adecuados para prevenir accesos no autorizados.
• Asignar permisos estrictamente de acuerdo con el principio de mínimo privilegio.
• Deshabilitar oportunamente los accesos que ya no sean necesarios.
• Informar a GRUPO FLA cualquier sospecha de compromiso o uso indebido de las credenciales, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al conocimiento del evento.

El Cliente responderá por todas las actividades realizadas mediante sus credenciales, salvo que acredite que el incidente fue consecuencia de una vulnerabilidad atribuible exclusivamente a GRUPO FLA.

3.3. Uso Autorizado y Restricciones

El Cliente se compromete a utilizar los servicios exclusivamente para fines legítimos, conforme a la legislación aplicable y las presentes Condiciones. Con el fin de preservar la seguridad e integridad del servicio, el Cliente se abstendrá de:

• Utilizar los servicios con fines ilícitos o contrarios a la legislación vigente.
• Intentar acceder sin autorización a sistemas, bases de datos o redes de GRUPO FLA o de terceros.
• Interferir, alterar o afectar el funcionamiento normal de la plataforma.
• Ejecutar pruebas de penetración, escaneos de vulnerabilidades o cualquier evaluación de seguridad sin autorización previa y escrita de GRUPO FLA.
• Compartir credenciales con personas no autorizadas o usar herramientas para evadir controles de seguridad.
• Introducir software malicioso, código dañino o cualquier elemento que comprometa la seguridad del servicio.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar obtener el código fuente de las aplicaciones, salvo autorización expresa o permiso legal.
• Utilizar el servicio de forma que afecte los derechos o la operación de otros clientes.

El incumplimiento de estas restricciones podrá dar lugar a la suspensión inmediata del servicio, sin perjuicio de las acciones legales o contractuales que correspondan.

3.4. Trazabilidad y Registro de Actividades

GRUPO FLA podrá registrar y conservar evidencias relacionadas con el uso de los servicios, incluyendo registros de autenticación, accesos, transacciones, eventos, integraciones y errores, con el propósito de:

• Detectar incidentes de seguridad y actividades no autorizadas.
• Atender requerimientos legales o regulatorios.
• Realizar auditorías y mejorar la disponibilidad y seguridad del servicio.
• Garantizar la trazabilidad de las operaciones.

Estos registros serán administrados conforme a la normativa de protección de datos personales y las políticas internas de conservación de la información.

4.1. Compromiso con la Seguridad

GRUPO FLA reconoce la información como uno de sus activos más valiosos y se compromete a protegerla mediante controles administrativos, técnicos, físicos y organizacionales orientados a preservar su confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad durante todo su ciclo de vida, en el marco de su Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

4.2. Responsabilidad Compartida

La seguridad de la información es una responsabilidad compartida entre GRUPO FLA y el Cliente:

• GRUPO FLA será responsable de proteger la infraestructura, plataformas, aplicaciones y servicios bajo su administración.
• El Cliente será responsable de la seguridad de sus equipos, redes, dispositivos, usuarios, credenciales, configuraciones y de la información que incorpore a los servicios.
• Ambas partes deberán cooperar para prevenir, detectar y gestionar oportunamente cualquier situación que pueda afectar la seguridad de la información.

4.3. Gestión de Incidentes de Seguridad

GRUPO FLA dispondrá de procedimientos para identificar, registrar, analizar, contener y gestionar los incidentes de seguridad. Cuando un incidente represente un riesgo significativo para el Cliente, GRUPO FLA lo informará en un plazo razonable, según la gravedad del evento y conforme a la legislación aplicable.

El Cliente deberá reportar de manera inmediata cualquier incidente o sospecha de incidente que pueda comprometer la seguridad del servicio o de la información, utilizando los canales de soporte habilitados por GRUPO FLA.

4.4. Continuidad del Servicio

GRUPO FLA implementará medidas de respaldo, recuperación, redundancia y monitoreo de infraestructura para fortalecer la continuidad de sus servicios. El Cliente reconoce que ningún sistema tecnológico es completamente inmune a fallas o eventos externos, por lo que GRUPO FLA no garantiza la disponibilidad absoluta e ininterrumpida del servicio.

5.1. Marco legal aplicable

El tratamiento de datos personales realizado por GRUPO FLA se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes. El tratamiento se fundamenta en los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada.

5.2. Roles en el Tratamiento

Durante la prestación de los servicios:

• El Cliente actuará como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales incorporados a sus procesos e información administrada mediante los servicios de GRUPO FLA.
• GRUPO FLA actuará como Encargado del Tratamiento cuando procese datos por cuenta del Cliente para prestar los servicios contratados.
• GRUPO FLA actuará como Responsable del Tratamiento respecto de los datos necesarios para la administración de su propia operación: gestión contractual, facturación, soporte, seguridad y cumplimiento de obligaciones legales.

5.3. Obligaciones en materia de datos personales

El Cliente declara contar con las autorizaciones y bases legales necesarias para el tratamiento de los datos personales que incorpora a los servicios y asume la responsabilidad de cumplir con las obligaciones que la Ley 1581 de 2012 le atribuye como Responsable del Tratamiento.

GRUPO FLA tratará la información únicamente conforme a las instrucciones legítimas del Cliente, salvo obligación legal que exija un tratamiento diferente, e implementará las medidas de seguridad establecidas en su SGSI para proteger los datos personales bajo su custodia.

El tratamiento de datos personales por parte de GRUPO FLA se complementa con la Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible en los canales oficiales de la Compañía. En caso de contradicción entre ambos documentos, prevalecerán las disposiciones específicas de dicha Política en materia de protección de datos.

6.1. Derechos de GRUPO FLA

a):

Prestar los servicios conforme a las presentes Condiciones y los acuerdos comerciales suscritos.

b):

Actualizar, mejorar, modificar o incorporar nuevas funcionalidades para la estabilidad y evolución del servicio.

c):

Suspender temporalmente el acceso cuando existan razones de seguridad, mantenimiento, incumplimiento contractual u obligaciones legales.

d):

Implementar controles técnicos y administrativos para proteger la infraestructura y la información.

e):

Verificar el cumplimiento de las presentes Condiciones ante indicios razonables de uso indebido o incumplimiento.

6.2. Derechos del Cliente

a):

Acceder y utilizar los servicios contratados conforme a las condiciones establecidas.

b):

Recibir soporte técnico a través de los canales habilitados por la Compañía.

c):

Ser informado sobre cambios relevantes que afecten la prestación del servicio.

d):

Recibir un tratamiento adecuado de su información conforme a la legislación vigente.

e):

Presentar solicitudes, consultas, sugerencias, peticiones, quejas o reclamos.

6.3. Obligaciones de GRUPO FLA

a):

Prestar los servicios de manera diligente y conforme a las condiciones establecidas en el presente documento.

b):

Implementar medidas técnicas, administrativas y organizacionales para proteger la seguridad de la información.

c):

Gestionar oportunamente los incidentes que puedan afectar la prestación del servicio.

d):

Tratar los datos personales conforme a la legislación aplicable y a las políticas internas.

e):

Mantener la confidencialidad de la información del Cliente, salvo en los casos autorizados por la ley o las presentes Condiciones.

6.4. Obligaciones del Cliente

a):

Utilizar los servicios de conformidad con la legislación vigente y las presentes Condiciones.

b):

Suministrar información veraz, completa y actualizada cuando sea requerida.

c):

Proteger las credenciales de acceso y evitar su divulgación a personas no autorizadas.

d):

Administrar adecuadamente los usuarios autorizados dentro de su organización.

e):

Reportar oportunamente cualquier incidente de seguridad o uso no autorizado del servicio.

f):

Cumplir oportunamente las obligaciones económicas derivadas de la contratación del servicio.

g):

Abstenerse de realizar actividades que comprometan la estabilidad, disponibilidad o seguridad de la plataforma.

7.1. Propiedad Intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre las plataformas, aplicaciones, APIs, software, bases de datos, documentación, diseños, metodologías, marcas y demás activos tecnológicos utilizados para la prestación del servicio son de propiedad de GRUPO FLA o de sus respectivos titulares, y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Ley 1915 de 2018 y demás normas aplicables.

Las presentes Condiciones no transfieren al Cliente ningún derecho de propiedad sobre dichos activos, otorgándose únicamente un derecho limitado, no exclusivo, intransferible y revocable para utilizar los servicios durante la vigencia de la relación comercial.

7.2. Confidencialidad

Las partes se obligan a mantener la confidencialidad de toda la información a la que accedan con ocasión de la prestación del servicio y a utilizarla exclusivamente para el cumplimiento de sus obligaciones. Esta obligación permanecerá vigente durante toda la ejecución del servicio y subsistirá por un período de dos (2) años después de su terminación, salvo que la información deba ser revelada por disposición legal, requerimiento de autoridad competente o autorización expresa de la parte titular.

8.1. Limitación de Responsabilidad de GRUPO FLA

GRUPO FLA responderá únicamente por los perjuicios directos que sean consecuencia de un incumplimiento comprobado y atribuible a sus obligaciones contractuales. En ningún caso será responsable por:

• Daños indirectos, lucro cesante o pérdida de oportunidades de negocio.
• Pérdida de información causada por factores ajenos a su control.
• Indisponibilidad de servicios de terceros o fallas en redes públicas de telecomunicaciones.
• Eventos de fuerza mayor o caso fortuito.

La responsabilidad total de GRUPO FLA no excederá los límites establecidos en la legislación aplicable o en los acuerdos comerciales suscritos entre las partes.

8.2. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a GRUPO FLA frente a cualquier reclamación, investigación, sanción, perjuicio o gasto derivado del uso indebido de los servicios, del incumplimiento de las presentes Condiciones o del incumplimiento de obligaciones legales imputables al Cliente. De igual forma, GRUPO FLA responderá frente al Cliente cuando una autoridad competente determine que ha incumplido las obligaciones que legal o contractualmente le correspondan.

8.3. Fuerza Mayor

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de sus obligaciones cuando dicho incumplimiento sea consecuencia de eventos de fuerza mayor, caso fortuito o circunstancias ajenas a su control razonable, incluyendo desastres naturales, conflictos sociales, actos de autoridad, interrupciones generalizadas de servicios públicos o de telecomunicaciones, ciberataques de gran escala o fallas de proveedores estratégicos. La parte afectada deberá informar a la otra sobre la ocurrencia del evento y adoptará las medidas razonables para mitigar sus efectos.

9.1. Tarifas y Facturación

El Cliente se obliga a pagar oportunamente las tarifas correspondientes a los servicios contratados conforme a la propuesta comercial, orden de servicio o contrato suscrito. Las tarifas podrán actualizarse cuando existan modificaciones en las condiciones comerciales, regulatorias, tributarias o económicas, con aviso previo al Cliente con una antelación mínima de treinta (30) días calendario, salvo cuando obedezca al cumplimiento de una obligación legal de aplicación inmediata.

9.2. Suspensión del Servicio

GRUPO FLA podrá suspender temporalmente la prestación de los servicios, sin que ello constituya incumplimiento contractual, cuando se presente: (a) incumplimiento de obligaciones contractuales o económicas; (b) mantenimientos preventivos, correctivos o evolutivos; (c) riesgos que comprometan la seguridad o disponibilidad; (d) requerimientos de autoridad competente; o (e) eventos de fuerza mayor. Cuando sea posible, GRUPO FLA informará previamente al Cliente las suspensiones programadas.

9.3. Terminación y sus Efectos

La relación entre las partes podrá darse por terminada por vencimiento del término pactado, acuerdo mutuo, decisión unilateral conforme a las condiciones contractuales, incumplimiento grave de las presentes Condiciones o imposibilidad jurídica o técnica para continuar. Una vez terminada la relación:

• El Cliente perderá el acceso a los servicios contratados, salvo período de transición acordado.
• GRUPO FLA procederá con la conservación, devolución, anonimización o eliminación de la información conforme a la legislación y sus políticas internas.
• Permanecerán vigentes las obligaciones de confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos y responsabilidad que, por su naturaleza, deban subsistir.

10.1. Modificaciones

GRUPO FLA podrá actualizar las presentes Condiciones cuando sea necesario para incorporar mejoras o adecuarse a cambios legales, regulatorios o tecnológicos. Las versiones actualizadas serán publicadas a través de los canales oficiales de GRUPO FLA con indicación de la fecha de entrada en vigor. La continuidad en el uso de los servicios después de dicha fecha constituirá aceptación de las nuevas condiciones.

10.2. Ley Aplicable y Solución de Controversias

Las presentes Condiciones se regirán e interpretarán conforme a las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver de manera directa y de buena fe cualquier diferencia. En caso de no lograrlo en un plazo de treinta (30) días hábiles contados desde la comunicación de la discrepancia, las controversias serán sometidas a la jurisdicción ordinaria competente de la ciudad de Bogotá D.C., salvo que las partes acuerden un mecanismo alternativo de solución de conflictos.

10.3. Integridad, Separabilidad y No Renuncia

Las presentes Condiciones, junto con los contratos, propuestas comerciales, órdenes de servicio y políticas incorporadas por referencia, constituyen el acuerdo integral entre las partes y sustituyen cualquier comunicación o entendimiento previo sobre su objeto. Si alguna disposición fuese declarada inválida, las demás continuarán produciendo sus efectos. La falta de ejercicio de cualquier derecho no constituye renuncia al mismo.

10.4. Cesión

El Cliente no podrá ceder sus derechos u obligaciones sin autorización previa y escrita de GRUPO FLA. GRUPO FLA podrá ceder sus derechos y obligaciones en procesos de reorganización empresarial, fusión, escisión o adquisición, garantizando la continuidad de las obligaciones asumidas.

10.5. Vigencia

Las presentes Condiciones entran en vigor a partir del 10 de febrero de 2026 y permanecerán vigentes mientras el Cliente utilice cualquiera de los servicios de GRUPO FLA o hasta que sean sustituidas por una versión posterior debidamente publicada.

10.6. Contacto y Notificaciones

Las consultas, solicitudes, PQRS o cualquier comunicación relacionada con las presentes Condiciones podrán dirigirse a GRUPO FLA S.A.S. mediante los siguientes canales:

• Correo electrónico: diego@flacolombia.com
• Dirección: Carrera 69D # 2B-43, Bogotá D.C., Colombia
• Teléfono: +57 313 663 2408